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栽在工作邮件上的N种死法
http://www.qinminwang.com 来源:凤凰网 时间:2010-6-22 16:37:09 浏览:

栽在工作邮件上的N种死法

电子邮件,已成了办公室里隐藏的地雷(资料图)

守则一:不要随便“回复所有人”

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千万不要在回复邮件时随便点击“回复所有人”———这是我从我那倒霉的客户那里学来的“血的教训”。

那次接手一个挑剔的客户,耗了很久,价格一直谈不拢,差不多有两周时间,我每天上班头一件事,就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子,老板盯、对方拖,搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天,在我们通过20封邮件时,我的邮箱里忽然出现了一封“机密”信函,上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过,包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价格,还有准备对付我们的具体计划。

这下好了,掌握了对方的底线,后面的事情做得极其顺利。那个项目谈完,老板对我刮目相看。

我心里有鬼。冷静之后仔细研究了这封邮件的来龙去脉,终于发现:发给我这封邮件的人一定是在某次疏忽之下按了“回复所有人”,才把信不小心传到了我手里。

也真怪不得他,之前我们往来的邮件实在过多,而且所有的邮件题目都是一长串“RE:RE:RE……”,看起来极其相似。我的邮件发给他、他的老板后,他老板回复给了他,还有他们公司的财务、我以及更多人。之后他们内部还讨论了很多问题,他就沿用那些几经回复的信件,继续发给我询问。这个倒霉蛋初期一直把这项工作做得有条不紊,哪些人在“收件人”一栏里,哪些人在“抄送”栏里,从不混淆,直到有一次,在这么多个类似标题的邮件里,他终于“迷失”了,一点“全部回复”……

守则二:沟通重要事件时,最好使用邮件,如果你光打电话,对方可以耍赖

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在我还是新人时,吃过一次这样的亏。那是一个做事非常拖拉、工作极为马虎的客户,每次交接,都需要我无数次催促、反复提醒。

有一次,由于缺少一些材料,他们公司委托我们发的一批货无法申报。我第一时间就给对方打电话交代了这个情况。我们这行,时间就是金钱。我反复跟他说,如果在几点前备不齐这些材料导致耽搁进程,那就是他们的责任了。

他满口答应,说两个小时后就能给我回音。没想到,两小时过去了、一个上午过去了,还是没发材料来。下午我又催了一次,他还是说“马上”、“马上”。

最后的结果可想而知。对方老板怒了,一个电话打到我老板那儿,投诉我工作不力。

“我确实打过电话了呀。”我向我们老板诉苦。

“你为什么不发邮件呢?”老板虽然相信我,可是对方一口咬定我没通知,口说无凭,没有邮件作证据,只能由我们来赔偿损失。

老板亲授心得:“下回遇到这样的人,非但给他写邮件,还应该明抄一份给他的上司,这样,他就不敢怠慢了。”

姜还是老的辣,办公室“游戏准则”之一就是:遇见重要的事,先发邮件,把责任扔给对方再说。

守则三:如有需要,请用BCC(暗抄)

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前不久,办公室里议论纷纷,说领导最近准备给上上下下所有人配备商务手机。一时间人人纳闷———一向精打细算的领导怎么一下子出手大方起来了?

不久,手机如期而至,公司里还搞了统一的培训,教大家如何用手机收发邮件、处理公文。又过了一阵子,下达最新指令:所有关键部门的员工,24小时开机,随时处理邮件!

消息一出,各路流言飞转,出现了多种关于此举动机的猜测:一说公司里各部门严重推卸责任,出现事故,互相推诿,A怪B没有告知,B说自己已经书面邮件通知,A说没有收到邮件;

另一种说法是,前不久公司内部出现“打小报告邮件事件”,有人趁他人不备,在对方电脑上使用邮件系统,发送出一份举报信,结果,该信还落入了被举报人手中,他找到发信人论理,该人说一定是有人为了陷害自己,盗用信箱发信;还有传言,说是两个部门的人结怨,跑去领导那里论理,要求每次发完邮件,必须电话通知或者消息确认,不然存在“陷害”的可能性……

也不知是哪个“军师”的主意,最后让领导下决心给每个人都配置了这款可发邮件的商务手机,现在,所有人都胆战心惊地24小时开机,并且一看到有“CC”(抄送)给自己上司的邮件就格外认真,如果看到了显示BCC(暗抄)的邮件,那么,赶紧起床吧,这觉是再也睡不好了。

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文章录入:zhuzi    责任编辑:zhuzi 
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